Vitens
Functietitel: Managementsecretaresse
Recruiter: Mirjam Boer
Vacature-ID: 3808
Wil jij je talent inzetten voor een duurzame en toekomstbestendige drinkwatervoorziening?
Iedere dag 1 miljard liter drinkwater van topkwaliteit winnen, zuiveren en leveren is een uitdaging van formaat. Vooral als je dat duurzaam wil doen, met oog voor de belangen van mens, natuur en maatschappij. Het 24/7 leveren van drinkwater is niet vanzelfsprekend net zo min als tevreden klanten die maximaal gemak ervaren. Iedere dag opnieuw spannen we ons ten volle in om dat waar te maken. We blijven ons continu verbeteren. Een stevige ambitie die vraagt om een ‘spin in het web’ binnen onze afdeling Klant & Facturatie.
Ben jij de management secretaresse die de uitdaging aangaat om een verdere professionaliseringsslag te maken met betrekking de managementondersteuning van de afdeling Klant & Facturatie?
Dan zijn wij op zoek naar jou!
Wat doet een managementsecretaresse bij Vitens?
Als managementsecretaresse werk je nauw samen met de directeur Klant & Facturatie. In deze functie bied je op een efficiënte, effectieve en proactieve manier secretariële en administratieve ondersteuning aan de directeur en het management. Ook zullen de teammanagers incidenteel een beroep op je doen, vooral voor het coördineren van interne of externe complexe afspraken of het plaatsen van bestellingen. Je beheert de agenda van de directeur en management en plant diverse belangrijke bijeenkomsten zoals MT’s, individuele / periodieke-gesprekken, teamoverleggen, trainingsdagen, intervisies, en andere vergaderingen of bijeenkomsten. Je draagt zorg voor het voorbereiden van de MT vergaderingen, notuleert en zorgt voor het bijwerken van de actie- en besluitenlijst. Voorts lever je een bijdrage aan het inkooporder- en facturatieproces. Daarnaast organiseer je de afdelingsdagen.
Je beslist zelfstandig over je eigen werkzaamheden binnen de overeengekomen kaders en bent 32 uur per week beschikbaar.
Samengevat bestaan je hoofdtaken uit:
• Agendabeheer
• Voorbereiden, bijwonen, notuleren en uitzetten van actiepunten van MT- vergaderingen.
• Verzorgen van correspondentie m.n. zienswijze van management en directie met goedkeuringen/handtekeningen.
• Levert een bijdrage aan het administratief aanmaken van inkooporders en het verwerken van facturen voor de afdeling.
• Vervangen van de secretaresses van andere afdelingen tijdens verlof of vakantie.
Met deze aanvullende werkzaamheden zorg je ervoor dat de dagelijkse gang van zaken binnen de afdeling soepel en efficiënt verloopt.
Over de afdeling
De afdeling Klant & Facturatie is een dynamische omgeving waar verschillende teams nauw samenwerken om klanten optimaal van dienst te zijn. Deze teams, bestaande uit de Operatie, Relatiemanagement, Vernieuwing & Klantinteractie en het Bedrijfsbureau, zorgen ervoor dat alles op rolletjes loopt. We zorgen dus niet alleen voor het contact met onze klanten, maar ook ”achter de schermen” zijn wij altijd druk bezig met het verbeteren van onze processen en klantreizen. Circa 320 medewerkers werken vanuit huis, het kantoor in Arnhem en in de Buitendienst.
Wat breng je mee aan kennis en vaardigheden?
We vinden het belangrijk dat je zowel affiniteit hebt met waarmee de afdeling Klant & Facturatie zich bezighoudt als ervaring hebt op secretarieel vlak.
Je bent een energieke, flexibele persoonlijkheid met een positieve instelling. Je bent proactief en resultaatgericht in contact met anderen en komt goed tot je recht binnen een dynamische werkomgeving in ontwikkeling. Je gaat graag accuraat en planmatig te werk. Je werkt graag samen, maar bent ook uitstekend in staat om zelfstandig te werken.
De verdere functie eisen zijn:
• Mbo werk- en denk niveau
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in secretariële dan wel soortgelijke functie
• Je beschikt over een secretaresseopleiding hebt een goede beheersing van het MS Officepakket
Arbeidsvoorwaarden in het kort:
• Maximaal bruto maandsalaris in schaal 7 van €2.959 tot 3.836,- (op basis van 40 uur per week) excl. flexibel arbeidsvoorwaardenbudget van 22,11% met vrije keuze voor geld en/of vrije tijd;
• Het aantal vakantiedagen bedraagt 31,5. Een deel van deze dagen en het FAB kun je gebruiken voor het optimaliseren van jouw werk- privébalans en/of voor je levensfase.
• Vitens stimuleert jouw ontwikkeling met ruime opleidingsmogelijkheden om jouw vaktechnische en persoonlijke vaardigheden te blijven ontwikkelen.
• Lees hier alles over de arbeidsvoorwaarden.
Is dit een functie voor jou?
Dan ontvangen wij graag voor 24 januari je sollicitatie via onderstaande sollicitatiebutton. Meer informatie over de functie? Dan kan je mailen naar dinie.nijland@vitens.nl. Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Mirjam Boer via mirjam.boer@vitens.nl
Over Vitens
Vitens wint, zuivert en levert al 120 jaar betrouwbaar drinkwater; 24 uur per dag, 365 dagen per jaar. Daar zijn we trots op. Naast het waarborgen van de kwaliteit staan we ook voor grote uitdagingen. We willen drinkwater duurzaam winnen, zuiveren en leveren met oog voor de balans tussen mens en natuur. Ook willen we een tevreden drinkwaterklant en slim en datagestuurd opereren.
Vitens maakt onderdeel uit van de vitale infrastructuur in onze maatschappij. Daarom is een pre-employment screening onderdeel van het aanstellingsproces. Dit betekent dat we je in ieder geval vragen om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen. Afhankelijk van de functie kan er een uitgebreider onderzoek van toepassing zijn. Hierover word je gedurende de procedure geïnformeerd.
Acquisitie wordt niet op prijs gesteld
Over Vitens
Iedere dag rekenen bijna zes miljoen mensen op betrouwbaar en lekker drinkwater van Vitens. Dit natuurproduct winnen we uit meer dan 100 verschillende grondwaterbronnen verspreid over Friesland, Flevoland, Overijssel, Gelderland en Utrecht. Deze bronnen liggen in mooie waterwingebieden die we ecologisch beheren en openstellen voor wandelaars en fietsers. Per dag leveren we ruim 1 miljard liter vers opgepompt en gezuiverd drinkwater aan huishoudens en bedrijven via een omvangrijk leidingnetwerk dat we in eigen beheer hebben.
Vitens is een solide publieke organisatie die midden in de samenleving staat. We zoeken actief verbinding met onze klanten, overheden, organisaties, innovatieve partijen en vele anderen die net als wij de urgentie voelen om drinkwater voor de toekomst veilig te stellen. Dat vraagt om een maatschappelijke transitie die een grote uitdaging is voor 1.400 Vitensers. Samen hebben we een doel voor ogen dat net zo helder is als het product waar we zo trots op zijn; we willen dat in 2030 elke druppel duurzaam is.
Wil jij dat ook en kun je daaraan bijdragen? Dan komen we graag met je in contact.
Ons water. Jouw werk
www.werkenbijvitens.nl
